從權利產生方式和所需時間上看，作為知識產權三大分支的專利、商標和版權彼此存在很大的不同。尤其是發明專利權從無到有的產生週期非常漫長，在大多情況下還要涉及法律規定的許多中間環節方可完成，這就從根本上決定了專利流程的管理非常繁重。

簡言之，專利流程的管理主要包括文件、繳費、期限三方面的管理，文件指的是需要提供給官方和從官方接收的各類初始專利申請文件和中間文件，例如補正書和意見通知書等，通常是由專利代理人負責準備好此類文件。繳費指的是需要產生法律效力的行為需要繳費方可完成，例如專利申請費、公佈印刷費、著錄事項變更費等，甚至在專利授權以後還需要監控年費繳納以免專利權失效。期限指的是專利法及其實施細則所規定的各種行為大多需要在指定或法定的期限內完成，否則可能導致不利的法律後果。

上述有關文件的撰寫和準備可以認為是專利代理人的實體性工作，但是要順利地完成整個專利申請離不開流程人員在程序性工作上的精心配合，兩者均不可偏廢。考慮到專利法對實體性工作的瑕疵提供了比較多的救濟機會，流程人員負責的程序性工作則要求更高的準確性。由於在專利申請的整個過程中監控許多重要時限，在實際工作中因為程序性失誤造成的不可挽回損失的個案屢見不鮮。專利業內人士經常戲稱為實體性工作只是專利好與壞的問題，而程序性工作則是專利死與活的問題，此言毫不為過。